Im letzten Artikel habe ich die PowerPoint-Sünden beschrieben, die sich im Laufe der Zeit bei so vielen eingeschlichen haben und mittlerweile als selbstverständlich oder gar als notwendig für die Gestaltung angesehen werden.
In diesem Beitrag will ich nun auf die Vorbereitung und Planung eines Vortrages mit PowerPoint-Unterstützung eingehen, der die ZEN-Gestaltungsansätze von Garr Reynolds verfolgt.
Dazu kann ich folgende Tipps und Ratschläge geben.
1. Seien Sie unbefangen
Gehen Sie an eine neue Präsentation unbefangen und wie Reynolds es in seinem Buch nennt, mit dem „Gemüt des Anfängers“ heran. Sie sollten keine Angst haben, zu versagen oder Fehler zu machen. Diese Denkweise beschränkt einen nur und hält kreative Fähigkeiten und Ansichten zurück, die wir gut für die Gestaltung gebrauchen können und von denen wir vielleicht vorher gar nicht wussten, dass wir sie besitzen.
Sehen das Erstellen einer Präsentation als einen kreativen Prozess an, da Sie die Möglichkeit haben, eine Idee, ein Anliegen usw. ins rechte Licht zu rücken. Und Sie können sich selbst hervorragend präsentieren.
Meist ist man bei einem kreativen Prozess eher gehemmt, weil man sich selbst nicht als schöpferisch ansieht oder bei sich kein Talent erkennt, vor allem wenn man in einem „trockenen“ Business-Beruf tätig ist und nicht in einem künstlerischen. Dennoch verfügt jeder Mensch über kreative Fähigkeiten, auch wenn er es selbst anders sieht.
Halten Sie sich an drei knackige Regeln, wenn Sie eine Präsentation vorbereiten: schlicht, eindeutig und kurz. Gerade unter Vorbereitungszeitdruck sind sie eine große Hilfe.
Denn auch hier liegt ein häufig begangener Faux-pas: Viele bauschen ihre Präsentationen mit grafischen Elementen und Inhalt unnötig auf und tun sich und auch ihren Zuhörer/innen keinen Gefallen damit.
2. Planen Sie mit Papier und Stift anstatt mit dem Computer
Nutzen Sie die alte klassische Vorgehensweise: Nehmen Sie sich einen Stift – oder noch besser: mehrere verschiedenfarbige Stifte – und Papier und entwerfen Sie Ihre Präsentation mit der Hand. Gerade mit diesen beschränkten Gestaltungsmöglichkeiten werden Fähigkeiten und Ideen verstärkt und Sie haben viel mehr Freiheiten, Ihre Fantasie einzubringen als wenn Sie sich von PowerPoint durch den Erstellungsprozess einer Präsentation leiten lassen.
Notieren Sie einfach Ihre Gedanken, die Ihnen bei der Planung einfallen, auf Papier und zeichnen Sie Grafiken, die Sie später in der Präsentation verwenden möchten, nur andeutungsweise.
Auch wenn eine solche Vorgehensweise bei vielen als Zeitverschwendung angesehen wird, so ist dieser analoge Ansatz daher so gelungen, weil Sie beim Niederschreiben und Skizzieren viel besser nachdenken können, welche Aussage Sie eigentlich mit Ihrer PowerPoint-Präsentation transportieren wollen.
Auch kleine Post-it-Zettel, jeder mit einer wichtigen Idee versehen und nebeneinander an eine Wand geklebt, können ebenso den Gestaltungsprozess im Positiven beeinflussen.
3. Stellen Sie sich im Vorfeld die richtigen Fragen
Denken Sie bei Ihrer Präsentationserstellung weniger an auffallende Gestaltungselemente wie Folienübergang und Folienelementanimation, sondern an die Zielgruppe, der Sie die Präsentation vorführen.
Folgende Fragen sind für die Vorbereitung wirklich elementar:
- Wie viel Zeit habe ich für die Präsentation?
- Wann – zu welcher Tageszeit – halte ich die Präsentation?
- In welcher Umgebung präsentiere ich?
- Wie sieht die Zusammensetzung des Publikums aus?
- Welches Hintergrundwissen bringen die Teilnehmer/innen mit?
- Was erwartet das Publikum von mir?
- Wovon will ich die Teilnehmer/innen überzeugen?
- Welches visuelle Medium ist am besten geeignet?
- Was ist der eigentliche Sinn meiner Präsentation?
- Was ist meine wichtigste Aussage? Das heißt: Wenn das Publikum sich nur an ein einziges Detail Ihrer Präsentation erinnern sollte, welches wäre das?
Achten Sie vor allem darauf, dass Sie Ihr Publikum nicht mit Fachwissen überfordern, denn wahrscheinlich werden Sie meistens vor Teilnehmer/innen vortragen, die Laien in dem Themengebiet sind und Fachchinesisch daher nicht verstehen werden. Versuchen Sie, die Menschen emotional anzusprechen und zu überzeugen, und weniger mit allzu großem Fachwissen.
Halten Sie sich immer Ihre Kernaussage vor Augen, die Sie in wenigen Sätzen formulieren können sollten.
4. Gestalten Sie Handzettel für „danach“
Lagern Sie nicht so entscheidende Informationen in Ihre Handzettel aus, die Sie nach der Präsentation an die Zuhörer/innen verteilen. Außerdem können Sie Infos, die Sie selbst benötigen, aber nicht das Publikum, in die Notizenfunktion einer PowerPoint-Präsentation einfügen.
Und noch ein gern gemachter Faux-pas: Ausgedruckte PowerPoint-Präsentationen für die Zuhörer. Wenn Sie gerne Ihre Informationen weitergeben möchten, dann gestalten Sie ein klar strukturiertes und übersichtliches Worddokument, das ansehnlich gelayoutet wurde. Verteilen Sie keine ausgedruckte PowerPoint-Präsentation, denn sowas will und wird sich keiner gerne durchlesen.
Wenn Sie sich wirklich von der Masse der Präsentierenden abheben wollen, dann sollten Sie einmal eine einfache, von Multimedia-Elementen unterstützte Präsentation gestalten, und zusätzlich ein gut ausformuliertes und ausführliches Dokument als Handzettel für das Publikum erstellen. Dafür müssen Sie zwar mehr Zeit aufbringen, aber der Erfolg wird Ihnen Recht geben.
Im nächsten Artikel dieser Reihe vertiefe ich dann, wie Sie vorgehen sollten, um eine interessante Geschichte für Ihren Vortrag zu entwickeln.
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