Nachdem ich in meiner Artikelreihe in den ersten beiden Beiträgen die Schwächen von üblichen PowerPoint-Vorträgen aufgeführt habe und danach erläuterte, wie Sie im Vorfeld eine gute Präsentation planen, komme ich heute zu einem weiteren wesentlichen Schritt, der Entwicklung der Story.
In dieser Phase sollten Sie Ihre Kernaussage des Vortrags in eine logische Form überführen.
Fragen Sie sich am besten, warum die Zuhörer/innen von Ihren Argumenten und Ausführungen überzeugt sein sollen. Und wenn Ihr Vortrag wirklich mitreißend und unterhaltsam werden soll, dann spinnen Sie um Ihre Argumente eine einprägsame Geschichte.
Sechs Grundregeln für gute Storys
Es gibt sechs Grundregeln, die Sie auf Ihre „Geschichtsentwicklung“ anwenden sollten, um ein gelungenes Ergebnis zu erzielen. Diese Regeln lauten: Schlichtheit, Greifbarkeit, Plötzlichkeit, Glaubwürdigkeit, Emotionalität und Geschichten.
1. Schlichtheit
Versuchen Sie, Ihre Aussage auf das Notwendigste zu reduzieren. Stellen Sie sich im Vorfeld die Frage: Was ist in meinem Vortrag wirklich wichtig? Warum sollte es meine Zuhörer/innen interessieren? Und reden Sie dann in einer für allen verständlichen und leidenschaftlichen Sprache.
2. Greifbarkeit
Wenden Sie in Ihrem Vortrag Bilder an, indem Sie eine einprägsame Sprache verwenden. Mit „Bilder“ ist eine konkrete visuelle Formulierungsweise gemeint. Vermeiden Sie Marketing- und Fachausdrücke, lassen Sie abstrakte Aussagen weg, dann wird Ihr Publikum Sie eindeutig besser verstehen.
3. Plötzlichkeit
Versuchen Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörer/innen zu gewinnen, indem Sie Überraschungen parat haben und NICHT den Erwartungen der Leute entsprechen. Denn dadurch wird Interesse und Neugier geweckt.
4. Glaubwürdigkeit
Seien Sie glaubwürdig. Wenn Sie ein Experte in einem Themengebiet sind, dann verfügen Sie schon über eine gewisse Glaubwürdigkeit. Doch diese wird nicht durch das Vorführen von Statistiken und trockenen Zahlen erhöht, sondern vielmehr von Kontext und Aussage. Nutzen Sie daher auch Kunden- oder Pressezitate und formulieren Sie konkret und persönlich.
5. Emotionalität
Da Menschen emotional veranlagt sind, sollten Sie sich diese Eigenschaft für Ihren Vortrag zunutze machen. Setzen Sie daher auch Folien ein, auf denen Bilder zu sehen sind, die eine emotionale Verbindung zu dem Publikum herstellen. Als Beispiel sei genannt, dass Sie die Schäden des Erdbebens in Japan mit Aufzählungen und Datenreihen darstellen können, aber auch mit Fotos von der Verwüstung und dem Leid der Menschen. Die zweite Möglichkeit ist eindeutig die emotionalere und bleibt bei den Zuhörer/innen viel länger in Erinnerung. Denn schließlich verbinden Menschen Emotionen oder Gefühle mit Bildern und nicht mit abstrakten Zahlen.
6. Geschichten
Menschen hören gerne Geschichten und aus diesem Grund erzählen wir auch häufig Geschichten, weil diese spannende Kommunikationsart uns am meisten berührt. Wahrscheinlich deshalb mögen die meisten auch Filme, gerade weil sie Geschichten erzählen. Diese Vorliebe sollten Sie auch in Ihren Präsentationen einbauen, indem Sie Ihren Vortrag mit einer Geschichte verknüpfen. Wenn Ihre Geschichte gut ist, dann verzeihen Ihnen Ihre Zuhörer/innen auch Folien mit unterdurchschnittlich guten Grafiken.
Konzeptausarbeitung
Wenn Sie nun Ihren gedanklichen Ansatz für Ihre Präsentation erstellt haben, kommt als nächster wesentlicher Schritt die visuelle Gestaltung der Folien. Auch hier sollten Sie ein paar Schritte beachten, um möglichst effektiv und erfolgreich zu arbeiten.
Schritt 1
Fangen Sie mit Brainstorming an und lassen Sie Ihren Gedanken freien Lauf. In diesem Schritt sollten Sie nicht am Computer sitzen, sondern erst einen inneren Blick für das Große und Ganze der Präsentation gewinnen. Wenn Sie nicht allein die Präsentation entwerfen, sondern zu mehreren, dann ist es wichtig, allen anderen aufmerksam zuzuhören und deren Ideen mit einzubringen. In Schritt 1 sollten Sie ein passendes Leitmotiv für Ihren Vortrag finden.
Schritt 2
In dieser Phase steht die Gliederung und Identifizierung des Kerngedankens im Vordergrund. Fassen Sie ähnliche Ideen zusammen. Am besten zeichnen Sie sich die wichtigsten Punkte der Präsentation als Struktur auf ein Blatt Papier und kennzeichnen mit Pfeilen und Kästchen Kernaussage und Leitmotiv, die sich durch die ganze Präsentation wie ein roter Faden ziehen sollen.
Schritt 3
In diesem Schritt können Sie die kleinen Skizzen von Schritt 2 schon in Entwürfe von PowerPoint-Folien übertragen. Entwerfen Sie Ihre Folien erst in groben Strichen und Inhaltspunkten auf Papier, denn so können Sie einfacher Änderungen oder Erweiterungen vornehmen, als wenn Sie die Folien schon in der PowerPoint-Software erstellt haben. Hier nimmt man generell nur sehr ungern größere Änderungen vor. Diesen Schritt können Sie auch als Drehbucherstellung ansehen.
Schritt 4
Als letzten Schritt der Konzepterarbeitung ist nun die Gestaltung am PC angesagt. Am besten verwenden Sie eine weiße leere Folie (also keine Vorlage), wenn Sie keine firmeninternes Template einsetzen müssen.
Verwenden Sie nur eine Schriftart für die gesamte Präsentation und schreiben Sie am besten zuerst Ihren geplanten Text auf Ihre Folien, bevor Sie die visuelle Ausarbeitung mit Bildern, Grafiken und Diagrammen angehen.
Welche Bilder in welcher Qualität Sie auf Ihren Folien verwenden und was Sie sonst noch bei dem Design Ihrer Folien beachten sollten, werden Sie im nächsten und vierten Artikel zu „PowerPoint Reloaded“ erfahren.
(Bildquelle Artikelanfang: © jeff Metzger #1034505/Fotolia.com)