Wie schon im ersten Teil erwähnt, werde ich im zweiten Teil meiner Artikel über Formatvorlagen auf den Aufgabenbereich eingehen und wie Sie mit ihm formatieren können.
Im vorherigen Beitrag haben Sie den Katalog der Schnellformatvorlagen kennen gelernt. Dort sind ja schon einige Formatvorlagen standardmäßig von Word definiert. Sollten Sie aber die von Ihnen gewünschte Formatvorlage dort nicht finden, dann nutzen Sie den Aufgabenbereich „Formatvorlagen“.
Formatieren mit dem Aufgabenbereich
Klicken Sie auf die Registerkarte Start. Dort finden Sie den Aufgabenbereich in der unteren rechten Ecke der Gruppe Formatvorlagen, gekennzeichnet mit einer kleinen quadratischen Schaltfläche. Sie erreichen den Aufgabenbereich auch mit der Tastenkombination Alt + Umschalt + Strg + S.
Word blendet den Aufgabenbereich rechts neben dem Dokument ein oder zeigt ihn als eigenes Fenster an. Um zwischen den beiden Darstellungsarten hin- und her zu schalten, doppelklicken Sie auf die Titelleiste des Aufgabenbereichs oder ziehen ihn mit der Maus an seiner Titelleiste, um ihn vom Rand des Fensters zu lösen.
Markieren Sie den zu verändernden Text und weisen Sie ihm die gewünschte Formatvorlage zu, indem Sie sie im Aufgabenbereich anklicken. Eine Live-Vorschau der Formatierung gibt es im Aufgabenbereich nicht.
Sollten Sie eine bestimmte Formatvorlage auch im Aufgabenbereich nicht finden, dann liegt das daran, dass Word Ihnen nur die empfohlenen Formatvorlagen anzeigt, was nur eine kleine Auswahl ist. Wollen Sie aber alle sehen, klicken Sie im Aufgabenbereich unten auf den Link Optionen. Im sich öffnenden Dialogfeld Optionen für Formatvorlagenbereich wählen Sie dann die Einstellung Alle Formatvorlagen anzeigen im Feld Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen.
Und Sie können die Formatvorlagen auch sortieren, die Optionen dazu finden Sie im zweiten Listenfeld. Nach der Bestätigung auf OK werden Sie im Aufgabenbereich nun viele weitere Formatvorlagen sehen.
Wie Sie im Screenshot oben sehen, können Sie noch weitere Einstellungsoptionen vornehmen. In der Gruppe Formatierung zum Anzeigen als Formatvorlagen auswählen stellen Sie ein, ob durch eine direkte Formatierung von Zeichen oder Absätzen automatisch neue Formatvorlagen werden.
Beispiel: Wenn Sie einen Paragrafen oder Absatz mit der Formatvorlage Überschrift 2 gestaltet haben und ihn dann noch zusätzlich zentrieren, würde bei aktivierter Option Formatierung auf Absatzebene die neue Formatvorlage Überschrift 2 + zentriert erstellt. Weil bei dieser Einstellung so gut wie fast jede Änderung zu einer neuen Formatvorlage führt und damit ein großes Durcheinander in Ihrer Formatvorlagen-Übersicht entsteht, sollten Sie diese Option nicht aktivieren.
Mit den Optionen der Gruppe Darstellung von integrierten Formatvorlagennamen auswählen können Sie die Anzahl der angezeigten Formatvorlagen verringern. Haben Sie zum Beispiel die Option Bei Verwendung der vorherigen Ebene nächste Überschrift anzeigen aktiviert, dann erscheint die Formatvorlage Überschrift 2 erst im Aufgabenbereich, wenn Sie die Formatvorlage Überschrift 1 zum ersten Mal verwenden.
Die vorgenommenen Einstellungen können Sie entweder nur für das aktuelle Dokument gelten lassen oder in der basierenden Dokumentenvorlage abspeichern. Dann wirken sich die Einstellungen auf alle Dokumente aus, die Sie zukünftig auf Grundlage dieser Vorlage erstellen.
Formatvorlagen abändern
Sollte Ihnen ein Detail an einer Formatvorlage nicht gefallen, dann können Sie auch die gewünschten Änderungen vornehmen. Wie Sie Änderungen an Schnellformatvorlagen vornehmen, habe ich schon im ersten Teil Formatvorlagen richtig nutzen beschrieben.
Es gibt aber auch noch diese Möglichkeit:
Nehmen Sie Änderungen an einem Absatz oder einem markierten Text vor, dem Sie zuvor die betreffende Formatvorlage zugewiesen haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Text und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Formatvorlagen ganz unten.
Wählen Sie im Untermenü den Befehl … aktualisieren, um der Auswahl anzupassen, wobei … den Namen Ihrer Formatvorlage vertritt. Word übernimmt die Änderungen in der Formatvorlage und ändert alle Textstellen automatisch ab, die Sie mit dieser Formatvorlage gestaltet haben.
Formatierung als Formatvorlage speichern
Falls Sie die Formatierung eines Absatzes in eine Formatvorlage überführen wollen, sollten Sie den Absatz mit den Eigenschaften versehen, die die neue Formatvorlage aufweisen soll (Schriftfarbe, -größe, -schnitt, -art, Textausrichtung).
Markieren Sie dann den Absatz, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung und wählen Sie den Befehl Formatvorlagen aus, im Untermenü noch die Option Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern. Geben Sie der neuen Formatvorlage im sich öffnenden Dialogfeld einen Namen und bestätigen Sie mit OK.
Dieser Schritt ist eigentlich der gleiche wie im anderen Formatierungsartikel beschrieben. Nur hier kommen Sie schneller zum Dialogfeld Neue Formatvorlage von Formatierung erstellen. Den gleichen Befehl Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern finden Sie auch im Bereich Formatvorlagen, wenn Sie dort rechts auf den nach unten weisenden Pfeil klicken.
Soweit zu den wichtigsten Schritten, wie Sie schnell und einfach mit Formatvorlagen Ihre Dokumente in ein einheitliches Layout bringen und dieses auch genau so unkompliziert wieder abändern können.
Falls Sie zu diesem Thema Fragen haben, können Sie gerne die unten stehende Kommentarbox nutzen, um sich mit mir in Verbindung zu setzen. Ich versuche, Ihre Anfragen so zeitnah wie möglich zu beantworten.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Erstellen Ihrer Formatvorlagen!
Hallo, erstmal Vielen Dank für die Tutorials,
ich arbeite momentan daran, von Mindjet Mindmanager8 in Word 2007 ein große Map so zu exportieren, dass es übersichtlich ist. Ich habe zuerst eine Word-Vorlage erstellt mit eigenen Formatvorlagen, auf die ich dann bei den Exporteinstellungen in Mindmap zugreife. Mein Problem ist, dass er beim Export meine Formatvorlagen nicht übernimmt, sondern im andern Ansicht mit die Ebenen darstellt (obwohl ich alle anderen Formatvorlagen in Word entfernt habe)
Ich hoffe ich habe alles verständlich beschrieben, und du könntest mir dabei helfen
Vielen Dank im Voraus!